Cómo hacer un uso inteligente de datos de mi compañía

Normalmente las compañías manejan una cantidad importante de datos originarios de fuentes diversas, ya sea de su operación interna, como de sus sistemas contables, financieros, de pagos de nómina, etc.;  como también datos externos que provienen directamente de sus clientes, tanto de su relación de negocios, como de los servicios que le prestan. El uso inteligente de datos de mi compañia pueden ser el gran diferenciador frente a mis competidores.

uso inteligente de datos
Gestión de Datos

Esta avalancha de información se puede volver un cuello de botella, ya sea para tomar decisiones rápidas, sobre datos concretos y tratando de adelantarse a los acontecimientos, como también para reportar en un tiempo corto, el comportamiento de muchas variables de la empresa.

Es en este punto donde la informática juega un papel muy importante, porque desde que esos procesos se puedan automatizar, es posible aumentar la eficiencia, obteniendo resultados en poco tiempo, siendo posible observar la tendencia de las variables, conociendo cómo se están portando los indicadores, siendo posible reaccionar con más rapidez frente a un problema, o actuar proactivamente antes que se presente.

Existen varias técnicas para automatizar procesos largos con muchos datos a bordo, voy a mencionar algunos de ellos, que son muy útiles para reducir el tiempo y el error humano al tener que analizar y consolidar miles de datos:

1. Tablas o gráficas dinámicas: Ya sea en Microsoft Excel o en Microsoft Access, las tablas o gráficas dinámicas permiten consolidar o agrupar la información rápidamente, relacionando diferentes variables entre sí, haciendo posible hacer resúmenes en forma de sumas, promedios, cuentas, duplicados, repeticiones, etc.

2. Macros y Fórmulas de hojas de cálculo: En casi todas las aplicaciones de Microsoft Office, podemos crear macros o scripts codificados en Visual Basic para automatizar cálculos o algunos procesos, buscar información en conjuntos grandes de datos o archivos, o para ejecutar cualquier otra necesidad que tengamos, ya sea en uno o en varios archivos.  Es lógico que las fórmulas nos permiten hacer muchas funciones en Excel, pero en ocasiones la sola fórmula no es capaz de efectuar una función más compleja, por lo que combinar las macros con las fórmulas permite hacer una tarea más rápida y efectivamente.

3. Uso de Scripts y Tareas programadas: Por medio de scripts o batchs, se pueden automatizar procesos en los que se tiene que recolectar información de diferentes orígenes ; desde sistemas operativos en Linux  o Windows; desde directorios de servidores locales, o de servidores remotos haciendo uso de servicios ftp; que luego se pueden ejecutar periódicamente de acuerdo a las necesidades específicas del proceso.

4. Bases de datos: Una base de datos maneja muchos datos de forma estructurada, pueden contener mucha información al mismo tiempo; y lo mejor, muchas personas pueden usarla al mismo tiempo, haciendo diferentes operaciones  sobre ella, manteniendo los datos unificados en un repositorio central accesible para todos. Adicionalmente los reportes y consultas están siempre disponibles para cualquiera que tenga los privilegios suficientes para acceder a dicha información.

5. Las base de datos combinadas con el correo electrónico: Cuando se combinan los datos de las bases junto al email, se pueden crear alertas frente a cualquier evento que queramos comunicar, o generar recordatorios en fechas claves, etc. Así podemos reaccionar inmediatamente frente a cualquier cambio basados en información cierta de la operación de la compañía.

6. Uso de plantillas: Una plantilla es un formato estándar desarrollado en un procesador de texto o en una hoja de cálculo, para recoger información que generalmente es ingresada por muchas personas. La plantilla debe controlar el ingreso de los campos obligatorios y que sean del tipo de dato que corresponde. De esta manera la información recolectada por las plantillas, se puede consolidar rápidamente para elaborar informes o para subirlos consistentemente a una base de datos.

Si hacemos uso de éstas y otras herramientas de automatización de procesos y datos, estaremos haciendo un uso inteligente de datos que maneja la compañía, disminuyendo el tiempo de recolección y consolidación de los datos, permitiéndonos mejor, enfocarnos en analizarlos y tomar de ellos lo mejor para la toma de decisiones dentro de la organización.

En FireOS SAS estamos a tu servicio para asesorarte para que haciendo uso de las herramientas informáticas, hagas un uso inteligente, eficiente y eficaz de toda la información que maneja tu compañía.

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